日本語と同様に、英語のビジネスメールにもある程度形式や決まり文句があります。丁寧な表現にするための基本をおさえた上で、決まり文句を覚えていけば、ビジネスメールで困ることはないと思います。
今回はビジネスにおける英文メールの基本と、定番表現をまとめました。
英語のビジネスメールの基本ポイント
書き出しは「Dear名前」で挨拶。そのまま本題
日本語のメールの場合「〜様 いつもお世話になっております。」などの書き出しが定番ですが、英語ではまず始めに「Dear 名前」で相手に簡単な挨拶をし、そのまま本題に入ってしまって構いません。
もし何か言わないと気になるという方は以下のような前置きをしてみるのも良いです。
「I hope you are doing well.」(相手の調子を尋ねる)
「Thank you for your email.」（相手のメールに感謝する）
「I’m sorry for the late reply.」（返信が遅れたことを詫びる）
組織を代表するWeを主語にする
ビジネスメールでは一人称「I」よりも、組織を代表するという意味で「We」を用いることの方が一般的です。
We hope you will consider our products.
当社の製品をご検討くださるようお願いします。
無生物主語を使う
The release of our new model will be announced next week.
当社新モデルのリリースは来週発表されます。
releaseという名詞を主語にすることでより形式的な表現にすることができます。
短縮系を使わない
We are one of the Mitsubishi Group.
当社は三菱グループの１つです。
We’reと短縮せずに、We areとしっかり述べる方がより丁寧です。
堅い表現を使う
Please notify us of the current situations.
現在の状況をお知らせください。
なるべく堅い意味をもつ表現を用いtell us（教えてください）など口語的な表現は避けるようにしましょう。
that節で内容を説明する
It is imperative that we complete the payment by the deadline.
期限までに支払を済ませる必要がある。
We request that you complete the payment by the deadline.
期限前に支払いをお済ませいただくようお願いしたします。
後からthat節で説明すると構文がスッキリし、わかりやすい書き方になります。
原因→理由
Due to the high-yen slump, our sales have plunged recently.
円高の影響で当社の売り上げは落ち込みました。
先に結論から入るよりも、先ず原因・理由から入って意見・事実を述べる方が筋道がしっかりしていて分かりやすいです。
結びの言葉も忘れずに
以下のような文言でメールを締めるのが一般的です。
Best Regards(Kind Regards)
Sincerely
Thank you
英語のビジネスメールでは遠回しな表現を使って丁寧な表現に
英語でも敬語に相当する表現方法があるので、丁寧な表現にするためのテクニックをご紹介します。
couldやwouldなど仮定法表現で遠回しに言う
We appreciate if you could 〜（〜していただけたら幸いです。）
We would be happy if 〜（〜だったとしたら嬉しいです）
couldやwouldには仮定法（もしかしたら…だろう）という意味があり、直接的な言い方を避けて遠回しな表現にできます。
受け身を使う
All employees of this branch are required to attend the annual meeting.
この部署の従業員は年一の会議に参加することを求められている。
All employees have to …などと断定的な表現をするのは避け、受け身にすることで、遠回しに伝えることができます。
意見を暗に示す
Would you be agreeable to postponing the annual meeting?
年一の会議を延期してもよろしいでしょうか。
would ＋ agreeableでかなり遠回しな表現になっており、自分の意見を暗に示しながらも提案する表現となっております。
内容を断定しない
It seems better to postpone the meeting.
会議を延期した方が良さそうです。
It seems that 〜（〜のようです。）、It looks like 〜（〜らしいです。）のような表現で内容をぼやかすことで遠回しな表現にできます。
はっきり言い切らない動詞
I wonder if you could help me.
手伝っていただけないかしらと思います。
断定を避ける動詞を用いることで、遠回しな表現をします。
意思を表す表現
We would like to ~（~したいと思います）
自分の意思を丁寧かつシンプルに伝えることができる定番表現。wouldには仮定の意味があるため、want to よりも遠回しかつ丁寧な表現になります。メールで意思を表す場合これを使えば間違いありません。
We would like to visit your office this afternoon.
本日午後に貴社を訪問させていただきます。
We are happy to ~（喜んで~いたします）
We are happy to assist you.
喜んでお手伝いさせていただきます。
相手に何かを与えたりする場面など、自分の積極的な意思を伝える際に使える表現です。
We look forward to ~（~を楽しみに待っています）
今後を期待している時の定番表現です。
We are looking forward to hearing from you.
ご返信お待ちしております
お願いをする表現
Would you~？/Please ~（~していただけますか）
人に丁寧にお願いするときの一番簡単でシンプルな定番表現です。
Would you take us to the office?
オフィスまで案内いただけますか。
Please feel free to contact us if you have any inquiries.
ご質問がございましたら遠慮なくご連絡ください。
Kindly ~（どうぞ~してください）
kindly（親切にも）に丁寧さが含まれています。PleaseやWould youを多用せずに、こちらで言い換えて表現すると良いです。
Kindly find the attached documents.
添付の書類をご覧くださいませ。
We request that you ~（~することをお願いします）
上記では語りかける口調なので、少し文章っぽく書きたい方はこちらの表現を使うと良いです。主語をしっかり明示し、that以下で依頼内容を丁寧に説明していきます。
We request that you send us the relevant documents.
関連書類を送っていただきたく存じます。
Would it be possible ~？（~していただけますか）
相手に何かを依頼する時の表現ですが、直訳すると「〜することは可能ですか。」と相手に判断を委ねている点でより丁寧にな表現となっています。
Would it be possible for you to join this party tonight?
今夜このパーティーに参加シテいただくことは可能ですか。
We appreciate it if you could ~（~していただけるとありがたいです）
かなり丁寧な表現であり、相手に無理なことをお願いする時などに限定して用いるのが良いです。
We appreciate it if you could change the schedule for us.
私たちのために予定を変更いただけますと大変有り難いです。
お知らせの表現
Let us know ~（~を教えて）
Let us know his contact details
彼の連絡先教えて。
事務的な文章や社内の伝達など、ややくだけた場面ではもちいます。
Please be advised(informed) that ~（~をお知らせします）
adviseは「通知する」という意味であり、be advisedで「通知される」という意味になります。ビジネスで相手に何かを伝えるときの堅めな定番表現となります。
Please be advised that the head office will move to Marunouchi next year.
本社が来年丸の内に移転します。
Please inform(advise) us of ~ （~をお知らせください）
丁寧な通知表現であり、通知を依頼する際に使います。
Please inform us of further developments.
進捗がありましたらまたご連絡ください。
お礼をする表現
Thank you for~（~をありがとうございます）
一般的なお礼の表現です。軽い挨拶代わりに使われることが多いです。
Thank you for your email.
メールを送付いただきましてありがとうございます。
We appreciate~（~を感謝いたします）
より丁寧に感謝する場合こちらの表現を用います。
We appreciate your cooperatioon.
ご協力に感謝します。
お詫びをする表現
We regret(are afraid) that~（残念ながら~です）
相手の意向に沿えない際に使う表現です。形式的ですが堅過ぎない表現でもあるので、一般的によく用います。
We regret(are afraid) that the item is out of stock.
残念ながらその商品は在庫がございません。
We apologize for ~（~をお詫びします）
お詫びをする表現です。sorryよりも改まった表現なので、丁寧な謝罪になります。
We apologize for your inconvenience.
ご不便おかけし申し訳ございません。
以上がビジネスメールの基本ポイントと使い回せる定番表現となります。他にも沢山ありますが、最低限これだけ押さえておけば表現の出だしで悩むことはないかと思います。
